Antiriciclaggio, corso pratico per i CdL iscritti all’albo di Macerata


22/02/2018, Convegno organizzato dall’Ordine dei Consulenti del lavoro di Macerata

 

Calorosa partecipazione a Macerata per il Convegno di grandissima attualità, rivolto ai Consulenti del Lavoro iscritti all’albo di Macerata ed i collaboratori di Studio (compresi i praticanti) dal momento che, i nuovi adempimenti – recepiti con il D.Lgs. 90/2017 della IV Direttiva 2015/849 UE – pongono anche i collaboratori di Studio quali soggetti attivi nella gestione del rischio antiriciclaggio della clientela ed infatti anch’essi dovranno partecipare all’attività di monitoraggio del rischio.

Dopo una breve presentazione effettuata da Maura Sospetti e Lucia Bettucci sul servizio di “Ricerca e Selezione del Personale” che svolgiamo noi di IN-FORM, il Convegno, ha posto l’attenzione sugli aspetti organizzativi degli Studio professionali e le responsabilità in materia di Antiriciclaggio secondo un’impostazione attiva dei partecipanti.
Con questo spirito e con questi intenti è nato il Convegno di approfondimento sulla Normativa Antiriciclaggio che si è tenuto a Macerata presso l’aula 2 del Campus Universitario dell’Ateneo degli studi di Camerino.

Siamo d’innanzi importanti cambiamenti in materia di Antiriciclaggio: rientra infatti nei nuovi obblighi degli Ordini Professionali che, inquadrati con il nuovo Decreto come i c.d. “Organismi di Autoregolamentazione”, garantire l’assolvimento della Formazione costante in tale materia verso i propri iscritti, in quanto divenuta obbligatoria per legge, fornendo agli stessi istruzioni circa le procedure da adottare.

Abbiamo voluto specificare con chiarezza quale sarebbe stato lo scopo della giornata formativa, evidenziando subito alcuni importanti indicazioni di operatività per i professionisti.

I quattro grandi adempimenti previsti dalla normativa antiriciclaggio sono: adeguata verifica del cliente, valutazione del rischio, identificazione del titolare effettivo e controllo costante nel tempo.

Con il primo intervento ha avuto inizio la giornata formativa


È stato analizzato dapprima il modulo dell’ “Adeguata Verifica del Cliente”
– fornito dall’Ordina Nazionale dei Consulenti del Lavoro – da usarsi nel momento in cui si instaurano rapporti d’affari ponendo in essere le procedure prescritte, già in una fase precedente all’instaurarsi del rapporto professionale con il cliente e durante il perseguire dello stesso nell’eventualità in cui il rapporto sia già in atto.
Il decreto prevede, come abbiamo ribadito nel corso del Convegno, una maggiore analiticità nella disciplina dell’Adeguata Verifica della Clientela, da svolgere in base al rischio di riciclaggio o finanziamento al terrorismo, e prevede, come sopra detto, su questo aspetto un ruolo guida degli Organismi di Autoregolamentazione.
È stato altresì sottolineato che, secondo quanto previsto, i soggetti obbligati sono chiamati ad adottare presidi, controlli e procedure, oggettive e coerenti con la propria dimensione e la natura dell’attività svolta e consiste nell’acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente, previa esibizione di un documento d’identità in corso di validità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente, del quale viene acquisita copia in formato cartaceo o elettronico. Il cliente fornisce altresì, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie a consentire l’identificazione del titolare effettivo.
Le modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica possono essere adempiuti anche per il tramite di dipendenti o collaboratori del soggetto obbligato e, per tale ragione, anch’essi sono obbligati per legge a formarsi in tale ambito.
Con un interessamento sempre crescente da parte dei tanti professionisti presenti, testimoniato anche dagli interventi e dalle richieste, ci si è addentrati nella trattazione relativa alla Valutazione del Rischio, vero elemento portante della materia.

 

Valutazione del Rischio

L’argomento ha sicuramente contribuito a rendere più funzionale la trattazione poiché si è continuato con l’apporto di esempi specifici al fine di dare un quadro concreto agli elementi teorici, e soprattutto sono stati posti diversi esempi con l’ausilio della compilazione della tabella di rischio al fine di fornire esempi pratici.
Mantenendo una linea pratica e interattiva, molte sono state le domande poiché la valutazione è collegata agli indicatori di anomalia della categoria professionale di loro appartenenza.
Partendo dal medesimo concetto di rischio come parametro primario per effettuare l’adeguata verifica, abbiamo focalizzato l’attenzione su alcune casistiche particolari, cercando di fare chiarezza in situazioni in cui l’opacità, vuoi per il carattere della norma, vuoi per le caratteristiche di alcuni clienti  più complessi della media, diventa difficoltoso districarsi ed adempiere correttamente ai nuovi obblighi in materia di antiriciclaggio.

Infatti, il legislatore oltre ad individuare una serie di fattori che possono connotare un livello maggiore di rischio, evidenzia casi particolari in cui il soggetto obbligato (es. il professionista) potrebbe eventualmente porre in essere (o proseguire) un rapporto o una prestazione professionale, con un cliente che si riveli essere un “Soggetto Politicamente Esposto”, un ente creditizio o Istituto finanziario transfrontaliero ovvero un soggetto residente in Paesi terzi ad alto rischio.

 

Abbiamo voluto soffermarci sui “Soggetti Politicamente Esposti”…

Il Decreto sull’Antiriciclaggio 2017, estendendo la definizione di “Persona Politicamente Esposta”, ha colmato l’incertezza per il professionista sul momento in cui deve espletare obblighi rafforzati di adeguata verifica nei confronti della clientela.

Le “Persone Politicamente Esposte” – PEP – sono le persone fisiche che occupano o che hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono stretti legami.

In tal caso i soggetti obbligati saranno tenuti:

  • ad adottare misure di adeguata verifica;
  • ad ottenere l’autorizzazione dei soggetti titolari di poteri di amministrazione o direzione ovvero di loro delegati o, comunque, di soggetti che svolgono una funzione equivalente, prima di avviare o proseguire o intrattenere un rapporto continuativo, una prestazione professionale o effettuare un’operazione occasionale con tali clienti;
  • ad adottare misure adeguate per stabilire l’origine del patrimonio e dei fondi impiegati nel rapporto continuativo o nell’operazione;
  • ad assicurare un controllo costante e rafforzato del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
  • al momento del pagamento della prestazione (ovvero della cessione del contratto) dovranno informare l’alta dirigenza e prima del pagamento dei proventi della polizza, ad eseguire controlli più approfonditi sull’intero rapporto con il contraente.

 

…e sull’identificazione del “Titolare effettivo”

Altro concetto fortemente legato a questi aspetti è l’adempimento relativo all’identificazione del “Titolare effettivo”: come definirlo? Come comportarsi in relazione ad esso?

Il Titolare effettivo è la persona o le persone fisiche, diverse dal Cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita.
Il titolare effettivo potrebbe anche non essere il soggetto a cui i professionisti rendono la prestazione professionale…ricordando peraltro che la violazione dell’obbligo dell’identificazione, comporta per il trasgressore, una sanzione di carattere penale particolarmente pesante.
Il cliente invece, è il soggetto che instaura rapporti continuativi, compie operazioni ovvero richiede o  ottiene una prestazione professionale in seguito al conferimento di un incarico.

Per la corretta identificazione del “Titolare effettivo”, dobbiamo ricordarci che lo stesso, è sempre una persona fisica e mai un ente giuridico.
La dichiarazione del cliente sul titolare effettivo deve essere sempre prodotta.
Per agevolare l’identificazione del titolare effettivo, cioè della persona fisica che ha l’effettivo controllo dell’impresa o società, viene istituto il registro dei titolari effettivi delle persone giuridiche e i trust presso il Registro delle Imprese.
Tale registro consentirà ai professionisti di identificare agevolmente la struttura societaria, in ordine all’individuazione della titolarità effettiva delle persone giuridiche. Il professionista che prende in carico un nuovo mandato, infatti, deve essere in grado di garantire nell’immediato l’identificazione del cliente medesimo e del titolare effettivo.

Infine, abbiamo trattato altra novità introdotta da questo provvedimento ovvero l’obbligo di “Conservazione della documentazione”.

 

Registrazione e conservazione dei dati

Innanzitutto abbiamo ribadito che secondo la Direttiva in esame la conservazione della documentazione è decennale ed è essenziale per la tracciabilità, la verifica delle operazioni e la relativa analisi finanziaria per l’individuazione delle operazioni anomale.

Per i professionisti, non è più menzionato l’obbligo di istituzione del registro della clientela. Tuttavia, permane l’obbligo di registrazione e conservazione dei dati, che di fatto impone l’utilizzo da parte del professionista di registrare i dati dei clienti o su supporti cartacei o utilizzando archivi informatizzati con precise caratteristiche, nel rispetto delle Regole Tecniche per la Conservazione dei Documenti Informatici contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013: in particolare le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati che si sostanziano in:

  • tutti i dati e le informazioni del cliente;
  • l’informativa sulla privacy;
  • la dichiarazione del cliente e la scheda di valutazione del rischio.

Tali sistemi guidano l’operatore nell’inserimento dei dati e delle informazioni utili dando la possibilità di storicizzare automaticamente ogni variazione intervenuta e avvisando periodicamente il professionista circa i documenti in scadenza che richiedono interventi di aggiornamento.

Un caso portato ad esempio è stato quello di ricevere un’adeguata verifica compilata e firmata digitalmente e trasmessa mediante posta elettronica certificata (PEC): si tratta di un documento informatico propriamente detto per cui deve essere garantita l’inalterabilità e la validità nel tempo.

L’ultima parte del Convegno è stata dedicata ai professionisti intervenuti, che hanno potuto sfruttare il momento per porre gli ultimi quesiti rimasti ed interfacciarsi direttamente con i relatori, coronando così una giornata di preziosa Formazione professionale.